Office Tanabe - Accessは壊れやすい？

Accessは壊れやすいと言われています。
今まで何も問題なく動いていたのに、急に見慣れないメッセージが表示されて困ったことがあるかもしれません。
そこで、出来るだけ壊れなくする方法や、困った時の対処方法について記載します。
また、動きが遅くて困った時の考え方についても触れます。

Accessの主なエラーメッセージ

• 『モジュールがありません』
• 『直前のコマンド（操作）がキャンセルされました。』
• 『Accessに問題が発生しました。ご迷惑をおかけいたしまして．．．』
• 『システムで予約されたエラー』
• 『修復する必要があるか、データベースではありません』
• 『データベースが開いているときに、いずれかのユーザーが、Accessを終了しました』
• 『このデータを修復しますか？』
• 『エラーが発生したため、MSACCESS.exe を終了します。プログラムをもう一度開始する必要があります。エラーログを作成しています。』

以上のメッセージが表示された場合は、Accessが壊れている可能性があります。（というか壊れています。）
この場合は「最適化/修復」で使用可能になる可能性が大きく、ほとんどの場合は正常に戻ります。

致命的なエラーメッセージとして以下のものがあります。

• 『権限がありません。』

このメッセージの場合、壊れていて、しかも「最適化/修復」で復旧できる確立は残念ながら低いです。
※これはAccessに限ったことではないですが、いざという時に備えてバックアップはしっかり取りましょう。

Accessは本来1人で使用するものとして開発されたため、複数人による同時使用では問題が発生しやすいようです。

では、同時に何人まで使用できるか

• 同時使用人数の制限は255と言われていますが、これはAccessのシステム上の制限です。
• 何人が同時に使用したら壊れるという明確なものは無く、2人で使用していて壊れることもあり、20人で使用しても壊れないこともあるようです。
• 一般的には5人程度が限界と言われることが多いです。

テーマがAccessが壊れやすいと言われている事についてなので、タイトルに「壊れる原因」とありますが、テーブルやフォーム、クエリなどすべてが入っている1つのaccdb(Access2003までのmdb)を共有サーバーに置いて、これを複数で使用するようなことがない限り、それよりも「同時使用人数＝パフォーマンスへの影響」の方が大きいです。
ただしレスポンスについては、マシンスペックやネットワークの状況に大きな影響を受けることが多いです。

対策方法は

1. フォームやクエリ等とテーブルを別々のaccdbに分けます。
   （ここでは、フォームやクエリなどのaccdbを「プログラム用accdb」と呼びます。また、テーブルを格納しているaccdbを「データ用accdb」と呼びます。）
   そしてプログラム用accdbからデータ用accdbをリンクして使用します。 この場合、データ用accdbを共有サーバーに置き、これとリンクしたプログラム用accdbを各自のPCのデスクトップ等に置き、こちらを起動して使用します。
2. フォームはテーブルを連結せずに非連結で作成します。
   ただし、プログラム用accdb内でローカルのワークテーブルとして使用するテーブルについては連結しても問題ないです。
3. 定期的にバックアップ及び「最適化/修復」を行います。

その他、データベースの設計等ありますが、これらでかなり回避できます。

ここでは最低限の対策として、プログラム用とデータ用にaccdbを分けた場合とします。

ある一人にのみエラーが出て、他の人は正常に使用出来ている場合

エラーが発生している人のPCのデスクトップ等に置いて使用しているプログラム用accdbに問題があると言えます。 この場合は、使用している「プログラム用accdb」を一旦削除して、問題の無いプログラム用accdbをコピーして、そのaccdbを起動することで正常に動作するようになります。

※いつでもコピーできるように共有サーバーのどこかに置いておくと良いです。

複数の人が使用してエラーが出る場合

「データ用accdb」に問題がある（壊れている）可能性があります。 この場合は「最適化/修復」を行って下さい。 ただし、「最適化/修復」を行ってもエラーが出て「データ用accdb」が復旧できないという最悪のケースも無いとは言えないので、バックアップは必須と考え取っておくようにして下さい。

※あるタイミングで手動で取る方法もありますが、忘れることもあるし、取るタイミングもまちまちだとあまり良いとは言えません。

ちなみに私が開発する場合、以下のようなリクエストがよくあります。

1. 使用者の手間を極力少なくしたい。
2. バックアップは曜日別に取る。

そこで、その日の最初にプログラム用accdbを起動した人が自動的に「最適化/修復」とバックアップが出来るように、プログラムを作成します。

Access2003までの場合

1. Accessの使用を完全に止める。（誰も使用していない状態にする。）
2. 事前に対象となる「データ用mdb」をコピーしておく。（｢最適化/修復｣中に何か問題が発生した場合に備えて。）
3. データ用mdbを開く。

4. 画面上部のメニューの「ツール」→「データベース ユーティリティ」→「最適化/修復」を選択。

   データベースウィンドウの表示が消え、画面左下に『最適化しています』と表示されます。

   mdbのサイズにもよりますが、通常数秒から数十秒で｢最適化/修復｣は終了し、セキュリティ警告のダイアログが表示され、「開く」をクリックするとデータベースウインドウが再度表示されます。

5. mdbを閉じます。